WEG-Verwaltung reagiert nicht – Kommunikation, Kontrolle, Konsequenzen

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Wenn die Hausverwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) nicht reagiert, fühlen sich Eigentümer und Beiräte oft machtlos. E-Mails bleiben unbeantwortet, Beschlüsse werden nicht umgesetzt, und selbst auf formelle Schreiben kommt keine Rückmeldung. Solche Situationen sind in München keine Seltenheit, gerade in größeren Gemeinschaften in Stadtteilen wie Neuperlach oder Berg am Laim. Dabei hat Untätigkeit der Verwaltung nicht nur organisatorische, sondern auch rechtliche Folgen – und Eigentümer haben klare Möglichkeiten, darauf zu reagieren.

Eine gute Verwaltung erkennt man daran, dass sie erreichbar, transparent und verbindlich handelt. Doch auch dort, wo der Verwalter seine Aufgaben vernachlässigt, können Eigentümer strukturiert und sachlich vorgehen. Der folgende Beitrag zeigt, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen, wenn Ihre Verwaltung nicht reagiert – von der ersten E-Mail bis zu rechtlichen Konsequenzen.

Wenn Ihre Verwaltung schweigt – typische Auslöser und erste Einschätzung

Nicht jede Funkstille bedeutet sofort Pflichtverletzung. Oft liegen einfache Gründe zugrunde: überlastete Büros, Personalwechsel oder Urlaubszeiten. Gerade in größeren Gemeinschaften mit vielen Eigentümern kommt es leicht vor, dass einzelne Anliegen untergehen. Dennoch ist Schweigen über Wochen oder Monate nicht akzeptabel, wenn es um Beschlussumsetzungen, Abrechnungen oder Mängelmeldungen geht.

Viele Eigentümer erleben, dass sie mehrfach nachfragen müssen, bis überhaupt eine Reaktion erfolgt. In München betrifft das häufig Sanierungsprojekte oder Rückfragen zur Jahresabrechnung. Wichtig ist zunächst, Ruhe zu bewahren und strukturiert vorzugehen: dokumentieren Sie den Kommunikationsverlauf, halten Sie Termine fest und prüfen Sie, ob Ihre Anfrage eindeutig und an die richtige Adresse gerichtet war. Das ist die Grundlage für jedes weitere Vorgehen.

Pflichten der Verwaltung gem. § 27 WEG

Das Wohnungseigentumsgesetz verpflichtet die Verwaltung zur ordnungsmäßigen Wahrnehmung der gemeinschaftlichen Interessen. Nach § 27 WEG hat der Verwalter insbesondere sicherzustellen, dass Beschlüsse der Eigentümerversammlung umgesetzt, Fristen eingehalten und laufende Angelegenheiten ordnungsgemäß erledigt werden. Dazu gehören auch die Informations- und Auskunftspflichten gegenüber Eigentümern und Beirat.

Eine Verwaltung darf also nicht einfach untätig bleiben, wenn die Gemeinschaft Entscheidungen getroffen hat. Ebenso muss sie Eigentümern auf Anfrage Auskunft über wichtige Vorgänge geben, etwa zu Sanierungen, Verträgen oder Abrechnungen. Tut sie das nicht, verletzt sie ihre Pflichten und riskiert Abmahnung, Abberufung oder sogar Schadensersatzforderungen.

 

Exkurs: Prüfen Sie zunächst – liegt überhaupt eine Pflichtverletzung vor?

Bevor Eigentümer Maßnahmen ergreifen, sollten sie sorgfältig prüfen, ob die Verwaltung tatsächlich im Unrecht ist. Oft entsteht der Eindruck von Untätigkeit, obwohl schlicht Informationen fehlen oder Missverständnisse bestehen. Manche Anfragen sind etwa gar nicht Aufgabe der Verwaltung, sondern betreffen Sonder- oder Mietrecht.

Gerade im angespannten Münchner Immobilienmarkt ist es wichtig, mit einer sachlichen Haltung zu bleiben. Schreiben Sie freundlich, aber bestimmt. Gehen Sie immer davon aus, dass der Verwalter gute Gründe haben könnte – technische Störungen, Urlaubszeiten oder noch fehlende Rückmeldungen von Handwerkern. Ein respektvoller Ton erleichtert die Klärung und zeigt Professionalität.


Prüfen Sie vor einer Beschwerde:

  1. Ist Ihre Anfrage an den richtigen Ansprechpartner gerichtet?

  2. Liegt der Vorgang überhaupt im Aufgabenbereich der Verwaltung (§ 27 WEG)?

  3. Wurde der Verwaltung ausreichend Zeit zur Reaktion gegeben (mind. 10 Werktage)?

  4. Wurden Beschlüsse korrekt gefasst und dokumentiert?

  5. Ist der Ton Ihres Schreibens sachlich, nachvollziehbar und höflich?

Stufe 1: Kommunikation und Druck ohne juristische Mittel – Ihre Eskalationskaskade

Die effektivste Strategie beginnt mit Kommunikation, nicht mit Konfrontation. Ziel ist, die Verwaltung zu bewegen, ohne sofort Anwälte oder Gerichte einzuschalten. Dabei hilft eine klare, nachvollziehbare Eskalationskaskade: E-Mail, Erinnerung, Fristsetzung, persönliches Gespräch, formelle Abmahnung.

Eskalationskaskade – so gehen Sie vor, wenn die Verwaltung nicht reagiert

1. Freundliche Erinnerung:
Nach etwa zehn Tagen ohne Reaktion können Sie eine kurze, sachliche Erinnerung senden. Beispiel:

„Sehr geehrte Damen und Herren, wir hatten uns am [Datum] mit der Bitte um Rückmeldung zu [Thema] an Sie gewandt. Leider haben wir bisher keine Antwort erhalten. Können Sie uns bitte mitteilen, wann wir mit einer Rückmeldung rechnen dürfen?“

2. Fristsetzung per E-Mail oder Brief:
Bleibt die Erinnerung ohne Erfolg, setzen Sie eine verbindliche Frist – in der Regel zehn bis vierzehn Tage. Dabei genügt eine ruhige, aber klare Formulierung:

„Wir bitten um Erledigung bis spätestens [Datum], andernfalls sehen wir uns gezwungen, die Angelegenheit in der nächsten Eigentümerversammlung zu behandeln.“

3. Telefonat oder persönlicher Besuch:
Gerade in München kann ein Besuch im Verwaltungsbüro Wunder wirken. Kommen Sie mit einem Mitglied des Beirats oder einem zweiten Eigentümer, bleiben Sie ruhig und sachlich. Ziel ist nicht Konfrontation, sondern Lösung. Halten Sie das Gespräch schriftlich fest.

4. Formelle Mahnung/Abmahnung:
Wenn alles andere erfolglos bleibt, ist eine schriftliche Abmahnung der nächste Schritt. Sie sollte klar den Sachverhalt, die Frist und mögliche Konsequenzen enthalten – etwa die Einberufung einer Versammlung zur Abberufung. Die Tonlage bleibt höflich, aber verbindlich.

„Sehr geehrte Damen und Herren, wir mahnen Sie hiermit im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 1–5 ab. Sie haben den Beschluss vom [Datum] bislang nicht umgesetzt. Wir fordern Sie auf, dies bis spätestens [Datum] nachzuholen. Sollten Sie nicht reagieren, behalten wir uns rechtliche Schritte vor.“

Wer strukturiert, schriftlich und freundlich vorgeht, erhöht seine Erfolgschancen erheblich. In der Praxis zeigt sich: Viele Konflikte lösen sich bereits, wenn Eigentümer mit klarem Zeitplan und nachvollziehbarer Kommunikation auftreten.

Stufe 2: Hinzuziehen externer Stellen – wann und wie?

Bleibt die Verwaltung auch nach Abmahnung untätig, können externe Stellen hinzugezogen werden. In München gibt es allerdings keine offizielle Beschwerdestelle für WEG-Verwalter. Die Aufsicht über die Berufszulassung liegt bei der IHK München, nicht bei der Stadtverwaltung. Die IHK prüft nur, ob der Verwalter die gewerberechtlichen Voraussetzungen nach § 34c GewO erfüllt – nicht aber seine Arbeitsqualität.

Eigentümer, die sich über Untätigkeit beschweren wollen, können sich an Fachverbände wie den Immobilienverband IVD oder an Haus & Grund München wenden. Diese bieten zwar keine rechtliche Aufsicht, aber Beratung, Vermittlung oder Ombudsverfahren zwischen Mitgliedern und Eigentümern. Als letzte Stufe bleibt der Weg zum Amtsgericht München, das für WEG-Streitigkeiten zuständig ist. Hier können Eigentümer die Abberufung des Verwalters oder Schadensersatz einklagen.

 Infobox – Wann kann die Verwaltung abberufen oder gekündigt werden?

Die Abberufung des Verwalters ist jederzeit möglich (§ 26 WEG), wenn die Eigentümerversammlung dies mit einfacher Mehrheit beschließt. Eine fristlose Kündigung des Verwaltervertrags ist zulässig, wenn schwerwiegende Pflichtverletzungen vorliegen – etwa beharrliche Untätigkeit, Missachtung von Beschlüssen oder grobe Kommunikationsverweigerung. In der Praxis empfiehlt es sich, vor der Kündigung eine Abmahnung auszusprechen und die Gründe zu dokumentieren.

Weiterführend: Blogbeitrag „Hausverwaltung rechtssicher kündigen“

Praxisbeispiel München – wenn nach der Sanierung niemand reagiert

In einer WEG in Berg am Laim wurde nach einer Fassadensanierung die Schlussrechnung des Handwerkers nicht geprüft, weil die Verwaltung monatelang keine Unterlagen vorlegte. Der Beirat erinnerte mehrmals, ohne Erfolg. Schließlich beschlossen die Eigentümer, gemeinsam eine Frist zu setzen und persönlich beim Verwalter vorzusprechen. Noch am selben Tag erhielt die Gemeinschaft die ausstehenden Belege – die Angelegenheit war geklärt.

Dieses Beispiel zeigt, wie wichtig gemeinsames, sachliches Handeln ist. Eigentümer, die höflich, aber konsequent auftreten, können auch ohne juristische Schritte viel bewirken. In München haben zahlreiche Gemeinschaften damit gute Erfahrungen gemacht – insbesondere, wenn der Beirat geschlossen auftritt und das Vorgehen dokumentiert.

Wenn Sie merken, dass Ihre Verwaltung strukturell überfordert ist, prüfen Sie rechtzeitig Alternativen. Eine engagierte, kommunikative Verwaltung wie die Immobilienverwaltung Wottschal in München zeigt, dass gute Erreichbarkeit und transparente Prozesse keine Ausnahme sein müssen. Gerade bei größeren Anlagen in Ramersdorf oder Perlach macht eine zuverlässige Betreuung den entscheidenden Unterschied.

Rechtliche Grenzen und Kosten-Nutzen-Abwägung

Nicht jeder Konflikt sollte vor Gericht enden. Verfahren vor dem Amtsgericht München sind zwar wirksam, können aber langwierig und kostspielig werden. Eine Klage lohnt sich meist erst, wenn die Pflichtverletzung erheblich ist – etwa bei grober Untätigkeit, finanziellen Unregelmäßigkeiten oder wiederholter Missachtung von Beschlüssen.

In vielen Fällen genügt schon die Androhung juristischer Schritte, um Bewegung zu erzeugen. Sinnvoll ist, rechtzeitig juristischen Rat einzuholen, etwa durch einen Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht. Auch der Verwaltungsbeirat kann dazu beitragen, dass der Vorgang professionell dokumentiert und vorbereitet wird.

⚖️ Rechtshinweis:
Das Amtsgericht München prüft bei Streitigkeiten über die Verwaltung insbesondere, ob Pflichtverletzungen objektiv belegbar sind und ob Eigentümer zuvor angemessen versucht haben, die Angelegenheit außergerichtlich zu klären. Eine gerichtliche Abberufung wird nur in gravierenden Fällen ausgesprochen.

Fazit – Handlungsfähigkeit sichern und Vertrauen wiederherstellen

Eine Verwaltung, die nicht reagiert, ist mehr als ein Ärgernis – sie gefährdet das Vertrauen in die gesamte Gemeinschaft. Eigentümer können und sollten dagegen vorgehen, aber mit Maß und Struktur. Geduld, Dokumentation und höfliche Konsequenz sind die besten Werkzeuge.

Am Ende geht es nicht nur darum, Druck auszuüben, sondern um Kommunikation auf Augenhöhe. Gute Verwaltungen – wie die Immobilienverwaltung Wottschal in München – zeigen, dass Transparenz und Zuverlässigkeit kein Luxus sind, sondern Ausdruck professioneller Haltung. Eigentümer, die diese Standards einfordern, sichern nicht nur ihre Rechte, sondern auch den langfristigen Wert ihrer Immobilie.

Die in diesem Beitrag enthaltenen Informationen wurden mit größter Sorgfalt recherchiert und basieren auf dem Stand der aktuellen Rechtslage (§ 27 WEG u. a.). Sie ersetzen jedoch keine individuelle Rechtsberatung. Für konkrete Fälle sollten Eigentümer oder Beiräte rechtlichen Rat – z. B. durch einen Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht – einholen.

FAQ: Wenn die WEG-Verwaltung nicht reagiert

1. Was kann ich tun, wenn meine WEG-Verwaltung auf E-Mails nicht reagiert?

Bleiben Ihre Nachrichten unbeantwortet, sollten Sie zunächst eine freundliche Erinnerung senden und eine konkrete Frist zur Antwort setzen. Erfolgt keine Reaktion, kann ein Telefonat oder ein kurzer persönlicher Besuch im Büro hilfreich sein. Wichtig ist, stets sachlich und höflich zu bleiben – so lassen sich Missverständnisse oft schneller klären.

Eine Pflichtverletzung liegt vor, wenn die Verwaltung Aufgaben vernachlässigt, die ihr nach § 27 WEG oder dem Verwaltervertrag eindeutig zustehen – etwa die Umsetzung von Beschlüssen oder die Erstellung der Jahresabrechnung. Eine verspätete Antwort allein ist noch keine Pflichtverletzung, kann aber ein Warnsignal sein.

Nein, nur solche, die zum Aufgabenbereich der Verwaltung gehören. Fragen zu Sondereigentum oder Mietrecht muss sie nicht beantworten. Bei Angelegenheiten des Gemeinschaftseigentums – etwa Wartung, Instandhaltung oder Beschlussausführung – besteht dagegen eine klare Auskunftspflicht.

Formulieren Sie Ihr Anliegen klar, sachlich und mit konkretem Terminbezug. Eine typische Formulierung lautet:

„Wir bitten um Erledigung bis spätestens [Datum]. Sollte bis dahin keine Rückmeldung erfolgen, werden wir den Punkt auf die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung setzen.“
Ein strukturierter Kommunikationsweg wirkt stärker als Ärger oder Vorwürfe.

Nein. In München existiert keine städtische oder staatliche Beschwerdestelle für WEG-Verwaltungen. Zuständig für die Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO ist die IHK München, sie überprüft aber nur formale Voraussetzungen. Eigentümer müssen Pflichtverstöße zivilrechtlich verfolgen – über Beirat, Eigentümerversammlung oder Amtsgericht München.

Nach § 26 WEG kann die Eigentümerversammlung den Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen. Der zugrunde liegende Verwaltervertrag kann anschließend – bei wichtigen Gründen wie wiederholter Untätigkeit oder Pflichtverstößen – auch fristlos gekündigt werden.

Eine Abmahnung sollte klar und sachlich formuliert sein. Nennen Sie den Sachverhalt, das verletzte Pflichtfeld und eine Frist zur Nachbesserung. Beispiel:

„Wir mahnen Sie hiermit ab, da der Beschluss vom [Datum] bisher nicht umgesetzt wurde. Bitte führen Sie die Maßnahme bis spätestens [Datum] aus.“
Versenden Sie das Schreiben am besten per Einschreiben, um den Zugang nachweisen zu können.

Nicht sofort. In vielen Fällen reicht eine strukturierte interne Kommunikation mit Erinnerung, Fristsetzung und Abmahnung. Erst wenn diese Schritte erfolglos bleiben, empfiehlt sich anwaltlicher Rat – vor allem, wenn finanzielle Schäden oder wiederholte Pflichtverstöße vorliegen.

Ja, Sie dürfen die Verwaltung direkt anschreiben oder Missstände ansprechen. Offizielle Beschlüsse, Abmahnungen oder Abberufungen müssen jedoch von der Eigentümerversammlung oder vom Verwaltungsbeirat initiiert werden. In dringenden Fällen kann jedes Mitglied die Einberufung einer Versammlung verlangen.

Eine gute Verwaltung ist erreichbar, transparent und lösungsorientiert. Sie informiert regelmäßig, hält Fristen ein und behandelt Eigentümer respektvoll. Positive Beispiele gibt es auch in München – etwa die Immobilienverwaltung Wottschal, die für klare Kommunikation und zuverlässige Umsetzung bekannt ist.